La signature électronique est devenue un outil incontournable pour les entreprises !
C’est ce que souligne un article récemment mis à jour sur France Num, le portail du gouvernement dédié à la transformation numérique des entreprises. Une des principales raisons est le développement du télétravail qui rend quasiment obligatoire la faculté de savoir signer à distance pour garantir le bon fonctionnement des échanges entre l’entreprise et son écosystème.
Il était donc évident pour CARBONE 14 de proposer à ses clients, entreprises funéraires, ce service novateur qui permet de gagner en efficacité et en rapidité auprès des familles en deuil.
La signature électronique désormais intégrée à nos solutions permet de signer des documents administratifs et commerciaux instantanément et de manière fiable et sécurisée, révolutionnant ainsi la façon dont les transactions sont effectuées.
Pourquoi signer électroniquement ?
Comme pour toute nouvelle innovation technologique, une question essentielle se pose : pourquoi remplacer la signature traditionnelle – processus pourtant tant éprouvé – par son équivalent électronique ?
La signature traditionnelle requiert plusieurs étapes : la validation du document par la famille, l’impression du document par le conseiller, la signature par la famille, puis l’archivage physique et numérique du document.
La signature électronique permet de simplifier ce flux : l’impression et l’archivage physique du document deviennent obsolètes.
En plus de permettre un gain de temps pour le conseiller et une baisse des coûts considérable pour l’entreprise, la signature électronique est également un avantage pour la famille.
Améliorer l’expérience de la famille
En simplifiant ce flux de signature avec CARBONE 14, la famille bénéficiera d’une meilleure expérience. Eviter l’impression permet un gain de temps pour la famille et le conseiller, et empêche tout problème technique lié à l’impression (plus de problème d’encre ou de bourrage de papier !).
De plus, la famille bénéficiera d’une méthode de signature innovante et facile, lui permettant de signer tous les documents en même temps, en un seul clic.
Enfin, les documents sont envoyés par email à la famille, ce qui lui permet de les consulter à tout moment, et partout. Et même en cas de suppression ou de perte du mail par la famille, le document signé est accessible à tout moment par l’entreprise de pompes funèbres afin de lui renvoyer.
Archiver les documents électroniquement
La signature électronique certifie l’horodatage et l’intégrité du document signé. Par conséquent, un document signé électroniquement devient infalsifiable. Cette caractéristique permet donc d’archiver numériquement les documents signés, de manière légale.
Or, l’archivage électronique est avantageux comparé à l’archivage physique : il permet un gain de place et de coût de stockage.
Il est également bien plus aisé de retrouver un document vieux de 10 ans, stocké électroniquement qu’un document stocké physiquement qui a peut-être été perdu, mal classé ou détérioré au fil du temps.
Enfin, l’archivage électronique permet aussi de s’affranchir des risques d’incendie, d’inondation ou de vol de vos archives puisque les documents seront stockés dans un data center sécurisé, et situé en France.
Proposer de nouveaux services
La signature électronique permet d’envisager de nouvelles manières de travailler avec la famille, en proposant par exemple de signer des devis complémentaires à distance électroniquement, par email. Ces services seraient alors d’une grande praticité pour la famille et les pompes funèbres, permettant un gain de temps considérable pour les deux parties. Découvrez un cas concret d’utilisation en téléchargeant notre nouvelle plaquette.
Comment signer électroniquement ?
En face à face avec signature sur le terminal du conseiller
La famille lit tous les documents puis signe sur l’ordinateur ou la tablette du conseiller, avec la souris ou le stylet. Sa signature est apposée sur tous les documents en une seule fois, et la famille n’a pas besoin de signer individuellement tous les documents.
En face à face par SMS
Similaire au premier cas, la famille prend connaissance des documents. Un SMS avec un code lui est ensuite envoyé. Le conseiller n’a plus qu’à saisir le code pour que tous les documents soient signés.
A distance par email et confirmation par SMS
Dans ce cas-là, un mail contenant les documents en PDF est envoyé à la famille. Après avoir déclaré son accord pour signer les documents, elle reçoit un SMS avec un code qu’elle confirme. Une fois le document signé par la famille, l’entreprise de pompes funèbres est notifiée que le document est accepté.
En conclusion, la signature électronique est un réel pas en avant vers la digitalisation du funéraire, afin d’accompagner les familles dans un parcours toujours plus interactif et moderne. La signature électronique permet une grande avancée vers une dématérialisation complète, avec tous les avantages que cela présente – praticité, résilience, réactivité.